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No de l'affichage :
J1021-0330
Type de poste :
Contrat
Durée :
24 mois / 24 motnhs
Catégorie de poste :
Administration scolaire
Postes ouverts :
1
Faculté / département :
Faculté de médecine / Faculté de médecine
Campus :
Pavillon Roger-Guindon (rue Smyth)
Affiliation syndicale :
Personnel de soutien (PSUO)
Date d'affichage :
Le 25 novembre 2021
Date de clôture :
Le 5 décembre 2021
Heures par semaine :
35

Salaire (Classe : 08)

Échelle salariale à l'embauche
$56,939-$71,922

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures
L’Université d’Ottawa compte plus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place!

Au sujet de la faculté/du service: Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d’être du poste:
Sous la direction du Responsable des services scolaires, Coordonner et exécuter les principales tâches reliées aux activités scolaires des programmes en accord avec les règlements scolaires de la Faculté et de l’Université en assurant un service courtois et rapide qui projette une image positive de l'Université d'Ottawa auprès de toute sa clientèle et contribuant à une excellente expérience étudiante.
 

Dans ce poste, vous:
Admissions :

  • Diriger le processus d’admission aux programmes sous sa responsabilité. À cette fin, développer, évaluer et assurer les services d’accueil et les services d’information offerts aux candidats potentiels afin de cerner les besoins véritables et les conseiller au sujet des programmes d'études disponibles, des bourses d'admission, des conditions d’admission en tenant compte des antécédents scolaires et des projets de carrière.
  • Analyser et préparer les dossiers d'admission selon les exigences d’admission et s’assurer que toutes les conditions d’admission soient satisfaites. Vérifier l’exactitude des listes des différents statuts des étudiants et apporter les corrections nécessaires. Déterminer l'admissibilité des candidats, préparer les dossiers pour évaluation par les comités d'admission et gérer l'entrée des recommandations du Comité d’évaluation.
  • Effectuer les calculs de moyenne d’admission pour les étudiants canadiens et internationaux selon les normes établies de l'Université. Agir comme personne-ressource en ce qui a trait aux dossiers canadiens et internationaux, vérifier l'accréditation des universités et l’authenticité des documents soumis et relever les conditions d’admission au moment approprié. Déterminer l’éligibilité des candidats basés sur les moyennes calculées et refuser les dossiers qui ne rencontrent pas la moyenne minimale.

Cheminement scolaire :

  • Conseiller la clientèle étudiante sur les règlements et les processus scolaires reliés aux exigences scolaires de leur programme afin de favoriser la rétention, le temps à la diplomation dans les délais requis et le succès scolaire. Coordonner les processus scolaires sous sa responsabilité tels l’inscription des étudiants, le processus d’évaluation des dossiers étudiants COOP, de rendement scolaire incluant la vérification des rapports de progrès, de listes préétablies (inscription aux activités CTN, les deux échecs, superviseur de thèse…).
  • Responsable d’approuver les notes finales de cours, de la coordination de l’évaluation des cours et de la gestion des examens différés et adaptés. Participer à l’élaboration de l’offre de cours et l’horaire des cours et des examens. Faire la mise à l'horaire des cours et des examens au système informatique.
  • Analyser les cas d’exception, tels que les demandes de congés, différés, prolongation, lettres de permission, inscriptions en retard, changements d’option et de programmes, etc., dans le cadre du processus de cheminement scolaire des étudiants aux études supérieures. Faire une pré-analyse des demandes d’exception exigeant l’approbation de la responsable des services scolaires selon les règlements de l'Université afin d’offrir des solutions possibles et effectuer les suivis nécessaires.

Ce que vous apportez :  

  • Connaissances approfondies des programmes d’éducation postsecondaire, des règlements scolaires et des services universitaires normalement acquises au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience équivalente
  • Expérience de l’analyse, de la gestion et du contrôle de dossiers scolaires.
  • Expérience en interprétation, explication et application de règlements scolaires et de méthodes.
  • Expérience dans un rôle de conseiller et en service à la clientèle dans le milieu scolaire
  • Expérience dans l’utilisation des systèmes informatisés (SIS/uoCampus, Talisma, Calculateur,Document Manager) et de logiciels tels que Windows, traitement de textes, bases de données,tableurs, courriel, et Internet.
  • Expérience en rédaction administrative dans les deux langues officielles.
  • Forte aptitude en communication interpersonnelle, en travail d’équipe et en résolution de problèmes.
  • Expérience à travailler sous pression et à organiser son travail en en fonction d’échéanciers stricts
  • Bilinguisme (expression orale et écrite).

Bilinguisme: français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé 1 (Low Advanced) ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa: 

Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.

 

L'Université d'Ottawa s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l'équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion où l'esprit d'équipe, l'innovation et la créativité nourrissent notre quête d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTQIA2S+ à postuler. La création et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Université. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.
Note : S'il s'agit d'un poste syndiqué Le processus d'embauche est gouverné par les dispositions de la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus