Carrière et emplois

No de l'affichage :

J0917-0373

Adjoint(e) administrative

Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance - Administration

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Type de poste : Régulier, temps plein

Postes ouverts : 1

Date d'affichage : Le 14 septembre 2017

Date de clôture : Le 24 septembre 2017

Affiliation syndicale : NC

Poste relevant du : Chef de cabinet

Description du poste

Salaire (Classe : NC5)

Échelle salariale à l'embauche
$53,481-$68,090

Raison d’être du poste

Effectuer une variété de tâches d’administration, de communication, de liaison et d’accueil avec un minimum d’encadrement. Apporter un appui direct au au secrétaire de l’Université. Gérer et coordonner une multitude de dossiers complexes et confidentiels. Communiquer facilement dans les deux langues officielles avec des personnes de divers niveaux. Rédiger des lettres et des notes de service dans les deux langues officielles.

Qualités essentielles

Expérience et connaissances manifestes du secrétariat, des techniques de bureau et de réception normalement acquises au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience équivalente
Expérience du service à la clientèle
Expérience de l’utilisation des systèmes informatisés et des logiciels tels que : Windows, traitement de textes, chiffriers, agenda électronique, bases de données, courriel, PowerPoint et Internet
Expérience en rédaction bilingue et excellente connaissance de la grammaire et de l’orthographe française et anglaise
Expérience en coordination de réunions, de voyages et d’événements
Expérience à effectuer des analyses et de la recherche, et à produire des rapports
Aptitudes organisationnelles et capacité de travailler sous pression
Aptitude à prioriser son travail et à en contrôler la qualité
Aptitudes exceptionnelles en relations interpersonnelles et en communication
Jugement, autonomie, diplomatie, discrétion et initiative
Bilinguisme (expression orale et écrite)

Compétences clés obligatoires à l’Université d’Ottawa:
Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.

Nota

Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents. L’Université d’Ottawa souscrit à l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à poser leur candidature. Si vous êtes invité à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de tout besoin nécessitant des mesures d’adaptations particulières.

Ce poste est exclu de toute unité d’accréditation syndicale. Les candidatures d’employés occupant un poste régulier non syndiqué seront considérées. Les personnes ayant un droit de priorité de nomination au titre des conventions collectives et règlements applicables visant les employés en priorité d’emploi seront considérées en premier lieu. L’Université accepte également les candidatures externes qui seront considérées en deuxième lieu. Horaire d’une moyenne de 35hres/semaine. Les ateliers offerts par Leadership, apprentissage et développement organisationnel peuvent être considérés comme des atouts lorsque vous postulez à l’Université : si vous en avez suivi, n’oubliez donc pas de les inclure dans votre CV. Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection. Les renseignements communiqués seront traités avec respect et confidentialité. N’oubliez pas de télécharger une copie de vos diplômes et/ou lettre d’attestation d’études ainsi qu’une version actualisée de votre CV dans la section Mes documents dans votre profil de carrière (veuillez inscrire le numéro de concours dans le titre de votre document, p. ex. : J0000-0000).

Merci de votre intérêt pour un poste chez l'Université d'Ottawa. Cette offre d'emploi est maintenant fermée. Pour explorer les postes présentement disponibles, veuillez consulter la page Possibilités d'emploi.